Кейс

CRM для рекрутмента Talantix vs расширение HR-департамента

Как Mama Brands освоили новый регион
с минимальными затратами на HR

Дарья Фильченко

директор по персоналу Mama Brands
Сфера деятельности
Точечный подбор узких специалистов (бренд-директор, руководитель продуктового направления), узкие специалисты в маркетинге и продажах, в разработке продуктов, массовый подбор кладовщиков.
производство и продажа профессиональной косметики
Количество человек в компании
100
Офисы
2 офиса: в Воронеже и в Москве
Количество человек в HR
3
Количество вакансий в работе
7–10
Специфика подбора
О компании
Компании нередко не решаются внедрять специальный софт, потому что кажется, что это долго и трудно. А как на самом деле? У Mama Brands внедрение Talantix заняло всего 2 дня.

Вот как это происходило:

  1. Дарья просмотрела все видео со «Справки» внутри Talantix — это заняло около получаса.

  2. Опробовала новые знания — попрактиковала то, что увидела в инструкциях.

  3. Презентовала систему своей команде, и они вместе пересмотрели обучающие видео.

  4. Потом было обсуждение и совместная практика.

  5. Через два дня коллектив уже все освоил.

Совместная практика очень важна: то, что не заметите или не поймете вы, заметит и поймет ваш коллега, и наоборот. Через обмен идеями и замечаниями очень удобно учиться новому.
Рост компании — триггер для принятия решений
Mama Brands на российском рынке уже 7 лет: в компании разрабатывают и производят продукты для сферы красоты и здоровья. Сейчас у них два офиса, где работает около 100 человек. Сперва работали только в Воронеже, но весной 2019 года компания решила расширяться и появился офис в Москве. Запуск региона потребовал нового штата сотрудников, а значит — у рекрутеров появилось больше работы.

На тот момент HR-департамент состоял из трех постоянных сотрудников и одного на подхвате. Расширять отдел возможности не было, но нагрузка возрастала, поэтому решили: если нельзя увеличить человеческие ресурсы, нужно больше автоматизации. На помощь пришел Talantix — облачная CRM для рекрутмента.
Как работали до открытия офиса в Москве
Пока компания работала в одном регионе, HR-команда использовала простые инструменты: Google-документы — для вакансий, резюме и другого текста, Excel — для воронок кандидатов и графика собеседований. Еще помогал HeadHunter — там можно комментировать резюме и перемещать кандидатов по стандартным этапам подбора. Но этого стало недостаточно:

— скорость подбора с такими инструментами не позволяла выйти на нужные объемы;

— не было времени давать отрицательную обратную связь;

— всем было неудобно общаться — ни рекрутерам между собой, ни внутренним заказчикам
с рекрутерами;

— гора лишних папок в разных местах создавала ощущение хаоса.

Понятно, что в беспорядке и с неудобствами сильно падает эффективность работы. Когда вопрос встал остро, Дарья вспомнила о Talantix — она узнала о нем около года назад, но так и не попробовала. Теперь пришло его время.
Внедрить систему за 2 дня
Развеять страх нового у команды
Внедрение прошло легко и быстро. Поскольку компания была интегрирована с HeadHunter, у нее не возникло проволочек с документами, не было задержек из-за предустановки программы. Сотрудники HR-департамента отмечали, что CRM простая и интуитивная. Конечно, есть опции,
о которых не догадаешься без обучения, но в целом все логично и удобно.

Были и нюансы. Сперва у команды закралось недоверие: а вдруг что-то случится — программа зависнет? Пропадет важный комментарий? Исчезнет резюме? Из-за этого рекрутеры дублировали комментарии и на hh.ru, и в Talantix. Со временем эта боязнь прошла: по факту за год использования не было никаких нареканий или проблем. Только раз CRM не открывалась, но служба поддержки быстро ответила и решили этот вопрос за полчаса.
Оптимизировать задачи
С помощью Talantix компаниям удается ускорить поиск, освободив рекрутера от ненужной рутины и дав ему больше времени на стратегические задачи.

Вот какие задачи закрывают рекрутеры в Mama Brands с помощью CRM:

— выстраивают четкий бизнес-процесс подбора, в этом им помогают создание своих этапов подбора, автоматический разбор откликов, импорт в СRM новых резюме из разных источников, добавление меток;

— оперативно работают с кандидатами: объединяют двойников, создают шаблоны писем, отправляют письма группе выбранных кандидатов, общаются в WhatsApp;

— оптимизируют работу команды: приглашают в систему нанимающих менеджеров, используют календарь встреч с ними, сохраняют историю работы с кандидатом, отслеживают движение кандидатов по этапам.
Подпишитесь на наши новые материалы
Начать экономить:
1 год пользования CRM = 1 зарплата рекрутера
В Mama Brands не скрывают цифры: сейчас Talantix обходится компании
в 42 тысячи рублей в год для 3 рекрутеров. Наем еще одного штатного рекрутера обошелся бы в разы дороже. Если зарплата рекрутера — примерно 40 тысяч рублей на руки, то CRM окупится уже в первый месяц.

Как Talantix оптимизирует работу

Используем шаблоны и не тратим время на письма
В письмо автоматически встраивается имя соискателя, название вакансии и подпись отправителя. В результате на обратную связь понадобится 2 минуты, а письмо будет индивидуальным.
Быстро импортируем резюме и распознаем двойников
Помогает это и в случаях, когда соискатели откликаются разными резюме на разные позиции. Чаще всего за конкретной вакансией закреплен отдельный менеджер. Если вакансия одна, рекрутер еще может отследить дубли, но в рамках нескольких вакансий, с которыми работает команда, это сделать практически невозможно. С CRM это больше не проблема.
Контролируем работу
в распределенных командах
В Talantix можно выгрузить отчет по активности каждого рекрутера, посмотреть статистику по любой вакансии. Это экономит время и мотивацию рекрутера — ему не нужно писать отчет вручную. А руководитель при этом спокоен — он в курсе дел и контролирует ситуацию.
WhatsApp и Viber: остаемся на связи без сохранения контактов
Раньше для общения с кандидатом в мессенджерах рекрутеру приходилось сохранять его контакты, теперь все намного проще. Из профиля соискателя в Talantiх есть быстрый переход на WhatsApp и Viber. При этом ответы кандидата автоматически появляются в системе.
Приватные комментарии
с автосохранением
Проводим удаленное собеседование без лишних хлопот
Если за время удаленной работы ваша команда устала от бесконечных обменов Skype-логинами, общение в Microsoft Teams как раз для вас.
В календаре Talantiх можно создать встречу, и каждый ее участник получит ссылку.
В процессе формирования заявки на подбор команда рекрутеров устраивает брейнсторм: что обязательно для кандидата, а что не подходит. Например, компанию не устраивают сотрудники, которым нужен гибкий график и
у которых при этом менее года опыта на сходной должности. Это можно отметить в автофильтре, и резюме соискателей с такими параметрами будут из неразобранных автоматически отправляться в отклоненные. Это просто и экономит массу времени.

Рекрутеру нужно один раз настроить автофильтры, и кандидаты будут автоматически переводиться с этапа на этап в воронке подбора.
Отсеиваем лишних кандидатов вместе с автофильтром
Настраивайте уровень приватности любого комментария — для себя, для всех или для конкретных коллег. Если вы проводите переговоры по зарплате и хотите не разглашать финансовые цифры, такая опция будет кстати. Или если есть другая чувствительная информация о будущем сотруднике, то можно под грифом приватности спокойно ее оставлять в системе, а не искать потом эти записи по блокнотам.

Другие истории клиентов

Подпишитесь на наши новые материалы
© 2020 Группа компаний HeadHunter
Закажите презентацию Talantix
За 30 минут расскажем самое главное и поможем настроить систему под ваши задачи.
Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.
Пожалуйста, перед началом работы ответьте на несколько вопросов
Спасибо!
Как вы планируете использовать наш сервис?
Использовали ли вы ранее CRM?
Храните ли вы сейчас базу кандидатов?
Планируете перенести вашу базу в Talantix?
Сколько рекрутеров в вашей компании?