Как с помощью автоматизации высвободить
Быть частью международной компании с долгой историей и  филиалами в  30 странах — это не только статус, но и  ответственность. ­HR-команда «Кьези Россия» рассказывает о важности стратегического подхода в  подборе и о пользе, которую принесло для компании внедрение облачной CRM для  рекрутмента Talantix.
времени рекрутера
Кейс Talantix и Кьези Россия

%
3

Немного о компании

1935 год
Основание компании
Парма, Италия
Родина компании
1970 год
Выход на международный рынок
2006 год
Начало работы в России
30 стран
Охватывает бизнес компании
6 000
Сотрудников в компании
170
Экспертов работает в России
Как организован подбор
Команда рекрутмента в «Кьези Россия» — это три человека.
Елена Косаченко
Директор по персоналу, занимается стратегическими вопросами и крупными корпоративными проектами
Анна Чеботарь
Ведущий специалист
по подбору, осуществляет поиск сотрудников
Вера Вертинская

Специалист по подбору персонала
Адаптация, обучение и развитие, кадровое делопроизводство и проекты HR для сотрудников — в зоне ответственности других коллег.
Стандартный процесс подбора выглядит так
Потребность бизнеса
Это может быть новая позиция, обусловленная стратегическим планом, замена ушедшего или получившего повышение сотрудника
Заявка на подбор
Разговор руководителя и рекрутера по требованиям и компетенциям. Здесь важно понимать, что происходит на данном участке работы, какие особенности региона и бизнеса
Скрининг кандидатов
По той базе, что уже есть, или размещение заявки на hh.ru и в других каналах поиска. Например, задействовать региональные медицинские форумы, чаты специалистов данного направления в конкретном регионе, профильные группы и профильные сайты
Интервью с подходящими кандидатами
Первичные собеседования проводят рекрутеры, далее вовлекается линейный руководитель, директора бизнес-юнитов, директора департаментов, а для позиций «минус 1» — директор по персоналу и 
генеральный директор
Тестирование выбранных кандидатов
Если есть необходимость: упражнения, тесты, бизнес-кейсы
Компенсационный пакет и оффер
Задача: Оптимизировать дистанционную работу с линейными руководителями
Анна Чеботарь
Ведущий специалист по подбору в «Кьези Россия»
Инициатором автоматизации выступила я — пришло понимание, что пора оптимизировать процесс подбора. У нас большая, территориально распределенная команда: главный офис в Москве, я сама работаю из Ростова-на-Дону, а линейные руководители находятся в 37 субъектах РФ. Понятно, что разные локации — это еще и временной разрыв: например, между Ростовом-на-Дону и Хабаровском — семь часов.

Линейные руководители нередко интересовались, как идет подбор — сколько откликов пришло, скольких кандидатов уже посмотрели. Чтобы с каждым из них поговорить, нужно выбрать удобное для всех время, а  это не всегда получалось.

Так оформилась потребность в едином рабочем пространстве, где можно в режиме 24/7 увидеть весь процесс подбора и сократить время, которое тратится на созвоны и переписку. Вот тогда я и задумалась, что пора двигаться вперед и подключать технологии.

Решение: общее рабочее пространство с доступом 24/7

При выборе решения ключевыми были такие критерии:
Прозрачный процесс подбора
Доступ для всех участников
Доступ с любого устройства в режиме 24/7
Возможность добавлять информацию и оставлять комментарии
Защита личных данных соискателей
Соблюдение закона № 152-ФЗ «О персональных данных»
Как внедряли
Страх нового и сопротивление команды: как справились

Много вопросов было у ИТ-команды: поскольку ребята отвечают за информационную безопасность, к новому сервису они отнеслись с осторожностью. Все решилось просто — собрались вместе и задали все вопросы менеджеру Talantix. После разговора выработали общие решения, появились ответы на вопросы.
Обучающий вебинар

Линейным руководителям также хватило одного обучающего вебинара, чтобы разобраться, как удобно настроить систему под себя. Новым менеджерам тоже удобно подключаться к системе — они могут просмотреть запись вебинара и ознакомиться с FAQ, где чаще всего находятся ответы на все вопросы. Подсказки внутри сервиса тоже отлично помогают.Как рекрутеру убедить руководство, что автоматизация — это именно тот шаг, который необходим бизнесу?

Результат
Елена Косаченко
Директор по персоналу в «Кьези Россия»
Есть мнение, что автоматизация рекрутмента — это дорого, а бонусы не стоят потраченных денег. Опыт «Кьези» демонстрирует обратное. Вот на чем нам удалось сэкономить и куда перенаправить ресурсы:
Экономия средств на серверах
Счастье для ИТ-команды
Экономия времени рекрутера
Он сфокусирован на стратегических задачах и на коммуникации с бизнесом, а не на рутинных операциях типа выгрузки и пересылки файлов и бесконечных напоминаний линейным руководителям «посмотрите, пожалуйста, резюме»
Экономия диджитальных ресурсов
Все в одном месте, не нужно переключаться между почтами, мессенджерами и другими каналами общения
Экономия времени на привлечение
В CRM удобная база кандидатов, прежде чем размещать вакансию, рекрутер ищет кандидатов в системе
Бонус
HR-команда получила удовлетворенных линейных руководителей, которые активно включились в подбор и стали брать на себя больше ответственности
Советы
Как выбрать CRM- систему

Главное при выборе системы — ориентироваться на потребности бизнеса.Наш совет — разберитесь, что нужно именно вашей компании от рекрутингового ПО — увеличить производительность HR-отдела, не нанимая новых специалистов, уменьшить бюджет на подбор или увеличить скорость закрытия вакансий? Когда вы определите цели, будет легко выбрать систему под свои нужды. Например, одним из ключевых условий для нас была возможность перенести базу кандидатов: фармацевтика — специфическая отрасль, данные по кандидатам собирались с 2012 года, и для «Кьези» было важно их не потерять. Решение приняли только тогда, когда проконсультировались с менеджером Talantix и узнали, что удастся сохранить весь кадровый резерв.

Еще одним важным моментом было соблюдение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Раньше соискателю отдельным файлом отправлялась форма для получения согласия на обработку персональных данных, он ее заполнял и перенаправлял обратно, включался антиспам, который пропускал не все письма, и процесс затягивался. С Talantix этот процесс проходит в разы проще и быстрее.

Смотрите на задачи бизнеса, на потребности рекрутера и потом тестируйте. Все очень просто: не попробуешь — не узнаешь.
Как убедить руководство

Как рекрутеру убедить руководство, что автоматизация — это именно тот шаг, который необходим бизнесу?

Простой совет — заняться калькуляцией времени и переложить его на деньги. Язык цифр с подсчетом выгод и убытков — это то, что действительно работает. Например, благодаря автоматизации «Кьези» удалось высвободить около 30% времени рекрутера.

Сделайте календарь и в течение недели фиксируйте рутинные задачи — сколько времени идет на пересылку писем, на забивание данных в Excel и разбор резюме. Переведите время в деньги через почасовую ставку и покажите эти данные руководителю. Ваш отчет вызовет как минимум интерес, а в лучшем случае — готовность пробовать.

А какие задачи Talantix решит для вас?

Оставьте заявку — мы проведем персональную презентацию системы
и предоставим бесплатный доступ на 14 дней
Закажите презентацию Talantix
За 30 минут расскажем самое главное и поможем настроить систему под ваши задачи.
Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.